Integriertes Informationssystem

Jahr: 2010-heute
Kunde: Mittelständisches Pharmaunternehmen
Typ: individual Softwareentwicklung

Integriertes Informationssystem

Für ein weltweit tätiges mittelständisches Pharmaunternehmen, haben wir für die D-A-CH Region verschiedenste Lösungen erarbeitet und implementiert.

Außendienst Materialmodul

Außendienst Material- und Veranstaltungs-Management mit Schnittstellen zu Branchensoftware, Lager und Versand

Stakeholder Management

Komplexes Stakeholder Management Tool mit CRM Funktionalität und Anbindung an vorhandene Datenquellen

interner App Server

Einfache Erstellung von Internen Apps, wie Welcome Screen Management, SOP-Datenbank, Abwesenheits-Informationssystem

Schulungs-plattform

Abbildung komplexer Schulungen und Zugang zu verschiedenen Schulungen mit nur einem Login sowie Leistungsnachweise

Außendienst Materialmodul

Herausforderung

Ein bestehender Bestellablauf für interne Materialien, der über Emails gehandelt wurde, sollte optimiert werden. Des Weiteren bestand der Wunsch, dass Bestellungen auch für Veranstaltungen verarbeitet werden und die Dienstleister für Lager und Transport ebenfalls automatisiert informiert werden.

Lösung

Ein externes Bestellsystem, das den aktuellen Workflow digital abbildet. Bestellungen werden bei Anlage von Veranstaltungen automatisch ausgelöst und an den Innendienst und das Lager weitergeleitet. Es werden Monatspakete definiert, die entsprechend des Bestellverhaltens in der Vergangenheit automatisiert zusammengestellt werden. Die Darstellung und Information zu den Materialien wird verbessert und Regularien zur Ausgabe können einheitlich angewendet werden.

Umsetzung

Das Material-Bestellsystem wurde als externe Cloud-Lösung umgesetzt. Ein Frontend für die Besteller und ein Backend für den Innendienst zum Handling und Verwaltung wurde geschaffen.

Über definierte Schnittstellen kann das System mit der Veranstaltungssoftware und mit dem externen Lageranbieter kommunizieren und somit alle Anforderungen gebündelt abbilden. Bestellungen werden, bis auf die internen Freigabe- und Genehmigungsprozesse, automatisiert bearbeitet.

Stakeholder Management

Herausforderung

Das vorhandene Stakeholder Management System soll einheitlich abgebildet und um Funktionalitäten und Auswertungen erweitert werden. Die Daten lagen in den verschiedensten Formaten und Versionen vor, wie Access oder Excel.

Hier galt es neben der Schaffung einer neuen Oberfläche die Daten zu mergen und neu zu strukturieren.

Lösung

Nach intensiver Strukturierung der Daten wurde eine neue Oberfläche entwickelt, die verschiedenen Nutzergruppen - unterschiedliche Ansichten bereitstellt und ein Berechtigungssystem integriert. Diverse Spezialmasken für die schnelle und optimierte Eingabe von Detaildaten ergänzen das System. Weitere spezielle Funktionalitäten zur Einordnung, Verknüpfung und Kontaktdokumentation wurden ebenfalls abgebildet.

Umsetzung

Die Umsetzung erfolgte auf dem internen Applikationsserver, der speziell abgesichert ist, damit die hoch sensiblen Daten nur Berechtigten bereitgestellt werden. Eine Leistungsstarke Datenbank wurde prozessoptimiert, so dass erhebliche Update und Synchronisationsoperationen außerhalb der Nutzungszeiten stattfinden. Module zum Export und Import, sowie Schnittstellen zu vorhandenen Datenquellen wurden ebenfalls implementiert, so dass ein automatisierter Ablauf realisiert wurde. Mobile Ansichten für Pad wie auch für Phone wurden von vielen Ansichten erstellt, damit ein mobiler Zugriff sichergestellt ist.

interner App Server

Herausforderung

Informationen sollen intern einzelnen Mitarbeitern bereitgestellt werden. Jeder Mitarbeiter soll dabei entsprechend seiner Abteilungszugehörigkeit mit Neuigkeiten versorgt und Informationen recherchieren können.

Lösung

Installation einer Applikations und Informationsplattform. Informationen wie News, Termine, Erste-Hilfe Schulungen, SOPS, Fachinfos, Formulare und Stellenausschreibungen stehen zum Abruf bereit wie auch ein Hilfe-System, das Orga-Handbuch, Mitarbeitersuche und Administration.

Durch den Zuschnitt der Informationen auf den einzelnen Mitarbeiter, konnte eine positive Resonanz und somit eine intensive Nutzung erreicht werden.

Umsetzung

Installation eines Applikationsservers, der u.a. eine Intranet-Umgebung bereitstellt und mit allen relevanten Datenquellen vernetzt ist. Schaffung eines Rechtesystems das je Abteilung und Mitarbeiter individualisierte Informationen bereitstellen kann. Es gibt ein Frontoffice mit den verschiedensten Ansichten, sowohl für Desktop Computer wie auch für mobile Clients. Ein komfortables Backoffice erlaubt es dem Unternehmen, selbstständig Inhalte zu verwalten und bereit zu stellen.

Schulungsplattform

Herausforderung

Schulungen wurden als einzelne Schulungen durchgeführt und deren Ergebnisse waren nicht vergleichbar. Teilnehmer mussten sich für jede Schulung oder Umfrage einen eigenen Login erstellen bzw. konnten nicht von extern z.B. abends in Ruhe die Fragen bzw. Inhalte durchgehen. Die Akzeptanz war entsprechend niedrig und die Ergebnisse kaum messbar. Hier sollte eine Optimierung die Attraktivität von Schulungen, Weiterbildungen und Umfragen wesentlich erhöhen.

Lösung

Die Lösung war ein gemeinsames Schulungsportal. Mit nur einem Login kann der Mitarbeiter auf alle Schulungen zugreifen. Das Look & Feel der Schulungen hat einen hohen Wiedererkennungswert und ist nach gelerntem Schema zu bedienen. Es können beliebig viele Schulungen an einzelne Benutzer und Benutzergruppen bereitgestellt werden. Der Fortschritt der einzelnen Teilnehmer wird gespeichert, so dass die Schulungen in individuellen Teilen durchgeführt werden können. Ein Einladungs- und Erinnerungssystem rundet das Portal funktional ab.

Umsetzung

Das Schulungsportal wurde als externe Cloud Lösung umgesetzt. Das Frontoffice ist optimiert für Desktop und mobile Devices. Im Backoffice kann der Kunde Schulungen erstellen, Teilnehmer verwalten und Auswertungen downloaden.